Praktiskais piemērs: Excel automatizācija Latvijas uzņēmumam — no rutīnas uz digitālo izaugsmi
kā mēs pārvēršām apjomīgās tabulas par sistēmu, kas aizpildās pati
Par projektu
Konteksts: Latvijas izplatīšanas uzņēmums. 15 darbinieki, kuri katru dienu aizpilda atskaites ar rokām.
Problēma: Vadītāji visu rītu (no plkst. 9:00 līdz 11:00) pavadīja, vienkārši pārrakstot skaitļus no pavadzīmēm programmā Excel. Kļūdas, kas radās, kopējot un ielīmējot datus, uzņēmumam izmaksāja aptuveni 1500 eiro mēnesī nepareizu pasūtījumu dēļ.
Mēs esam izstrādājuši risinājumu, kā ar minimālām investīcijām palielināt efektivitāti
Mēs neuzspiedām klientam iegādāties dārgu ERP sistēmu. Mēs ieviesām:
- Power Query: Automātiska datu ieguve no banku izrakstiem un noliktavas sistēmām.
- Makroi (VBA): Poga «Izveidot atskaiti», kas 30 sekundēs paveic to, ko cilvēks darīja 2 stundas.
- Integrācija ar vietējiem pakalpojumiem: Datu automātiska aizpildīšana pēc reģistrācijas numura no Lursoft/LVRTC.
Rezultāti
Laika ietaupījums
Pirms automatizācijas ieviešanas darbinieki katru dienu veltīja līdz pat 4 stundām, lai manuāli apkopotu datus no dažādiem avotiem: preču pavadzīmēm, izrakstiem no Latvijas bankām (Swedbank, SEB, Citadele) un noliktavas krājumiem.
Ietekme uz uzņēmējdarbību: Atbrīvojušās 20 stundas nedēļā faktiski atbilst pilna laika slodzei (0,5 FTE), ko uzņēmums ir novirzījis stratēģiskajai plānošanai un pārdošanai.
Kas ir mainījies: Mēs esam ieviesuši skriptus, kas automātiski apvieno datus vienā Excel pārskata panelī.
Rezultāts: Laiks, kas nepieciešams ikdienas atskaites sagatavošanai, ir samazinājies no 120 minūtēm līdz 30 sekundēm.
Precizitāte
Cilvēciskais faktors programmā Excel ir galvenais finanšu zaudējumu cēlonis. Šajā gadījumā tipiskas kopēšanas un ielīmēšanas («copy-paste») kļūdas izraisīja PVN (pievienotās vērtības nodokļa) nepareizu aprēķinu un neskaidrības debitoru parādos.
Ietekme uz uzņēmējdarbību: Nepārspējami pārskati vadībai un Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Tagad datu saskaņošana aizņem tikai dažas minūtes, nevis dienas, kas ir ārkārtīgi svarīgi Latvijas uzņēmumiem, iesniedzot ikmēneša deklarācijas.
Kas ir mainījies: Mēs esam izslēguši manuālo datu ievadi. Dati tiek importēti tieši caur API vai Power Query, pārbaudot kontrolsummas.
Rezultāts: Pēdējo 6 mēnešu laikā nav reģistrēta neviena kritiska kļūda formulās.
Klienta LTV
Kad pārdošanas vadītājs tērē 50% laika, aizpildot Excel tabulas šūnas, cieš klients. Pirms automatizācijas vidējais atbildes sniegšanas laiks uz klienta pieprasījumu uzņēmumā bija 4–6 stundas.
Ietekme uz uzņēmējdarbību: LTV (Lifetime Value) pieaugums. Klienti sāka justies vairāk novērtēti, kas Latvijas konkurētspējīgajā tirgū izraisīja atkārtoto pasūtījumu skaita pieaugumu. Vadītāji vairs nav vienkārši «datu ievadītāji» — viņi ir pārdevēji.
Kas ir mainījies: Excel automatizācija ļāva izveidot mini-CRM sistēmu tieši tabulu ietvaros. Vadītāji ar vienu klikšķi saņem paziņojumus par nepieciešamību sazināties un var apskatīt klienta pirkumu vēsturi.
Rezultāts: Izejošo zvanu skaits, izmantojot «siltu» datu bāzi, pieauga par 45%.
Agrāk mēs dzīvojām tabulās, tagad mēs dzīvojam biznesā. Excel automatizācija mums ir kļuvusi par pārejas posmu uz pilnīgu digitalizāciju bez liekiem izdevumiem
Kāda darbinieka citāts (viņš jau bija domājis par darba maiņu)