Excel vai Power BI/Looker Studio: kad ir pienācis laiks pāriet uz BI rīku

Excel lieliski tiek galā ar vienreizējiem aprēķiniem un nelielām tabulām, taču tam ir savas robežas: kad dati tiek saņemti no vairākiem avotiem, atskaite ir jāatjaunina katru nedēļu manuāli, un ar tabulu vienlaikus strādā vairāki cilvēki — rodas kļūdas, kavējumi un failu versijas ar nosaukumu «atskaite_galīgā_v3». Pāreja uz Power BI vai Looker Studio atrisina tieši šo problēmu: dati tiek atjaunināti automātiski, un pārskats kļūst par interaktīvu informācijas paneli, nevis statisku tabulu. Izpētīsim, pēc kādiem pazīmēm saprast, ka ir pienācis laiks pāriet, kādās atšķirībās ir divi populārākie rīki un cik tas maksā.

Kā saprast, ka Excel vairs netiek galā

Nav viennozīmīgas robežvērtības, taču ir konkrētas pazīmes, un, ja sakrīt vairāk nekā divas no tām, ir vērts pievērst uzmanību BI rīkam. Pirmā pazīme ir veiktspēja: tabula ar simtiem tūkstošu rindu sāk palēnināties vai „iesaldēties”, aprēķinot formulas. Otrā pazīme — manuāla atjaunināšana: kāds komandas loceklis regulāri manuāli eksportē datus no dažādām sistēmām un apvieno tos vienā failā — tas ir ne tikai laika tērēšana, bet arī kļūdu avots. Trešais — dati no dažādiem avotiem (CRM, reklāma, noliktava, mājaslapa) fiziski nav apvienojami vienā tabulā bez sarežģītiem makroiem. Ceturtais — kopdarbs: vairāki cilvēki rediģē vienu failu, un gala versija bieži vien izrādās nepareiza. Piektkārt — pats formāts: vadībai nav vajadzīgs statisks pārskats reizi mēnesī, bet gan informācijas panelis, ko var atvērt jebkurā brīdī un redzēt aktuālos rādītājus.

Power BI vai Looker Studio — kāda ir atšķirība

Īsumā: Looker Studio gandrīz vienmēr ir lētāks un loģiskāks risinājums tiem, kas jau darbojas Google ekosistēmā (Google Ads, GA4, Google Sheets, BigQuery), savukārt Power BI ir piemērotāks sarežģītai datu modelēšanai un uzņēmumiem, kas izmanto Microsoft 365. Looker Studio ir bezmaksas pamata lietošanai — jāmaksā tikai par paplašinātajām funkcijām (Looker Studio Pro), bet piekļuve tiem, kuri vienkārši apskata atskaites, ir bez maksas neatkarīgi no komandas lieluma. Power BI izmantošana sākas ar abonementu katram lietotājam, un, ja pārskatus apskata, piemēram, 30–50 cilvēki uzņēmumā, licences par pārskatu apskati veido ievērojamu summu.

No funkcionalitātes viedokļa Power BI ir spēcīgāks sarežģītā datu modelēšanā (pilnvērtīgs DAX dzinējs un Power Query) un nodrošina tiešu savienojumu ar uzņēmuma sistēmām, piemēram, SQL Server, SAP vai Salesforce. Looker Studio ir vieglāk apgūstams, darbojas tieši pārlūkprogrammā jebkurā sistēmā un piedāvā vairāk nekā 800 savienotājus, izmantojot partneru tirgus platformu, taču daļai avotu datu apmaiņa tiek kešēta — tas nozīmē, ka atskaite netiek atjaunināta uzreiz, bet ar kavēšanos līdz pat vairākām stundām.

Kā šī pāreja izskatās praksē

Pāreja nenozīmē, ka ir jāizmet visi Excel faili — tie paliek kā datu avots vai skice vienreizējiem aprēķiniem. Mainās kas cits: vietā, lai skaitļus ar rokām kopētu tabulā, tiek iestatīta automātiska datu avota (reklāma, CRM, datu bāze vai tie paši Google Sheets) savienošana ar vadības paneli, kas pats atjaunojas saskaņā ar grafiku. Parasti process norit šādi: esošo pārskatu un datu avotu pārbaude → rīka izvēle atbilstoši uzņēmuma ekosistēmai → savienojumu un pirmā vadības paneļa konfigurēšana → komandas apmācība darbam ar gatavo pārskatu. Pārdomāts pirmais solis ir nevis uzreiz pārnest visus pārskatus, bet sākt ar vienu — to, kura manuāla veidošana prasa visvairāk laika, — un uz tā pārbaudīt rezultātu.

Riski un ierobežojumi

BI rīks pats par sevi neatrisina problēmu, ja dati avotos ir neprecīzi vai nesaskaņoti — «sākotnējie atkritumi» paliks atkritumi arī vadības panelī, tikai vizuāli pārliecinošāki. Pirmā vadības paneļa konfigurēšana prasa laiku un parasti kādu, kurš jau ir strādājis ar DAX, Power Query vai Looker Studio savienotājiem — komandai bez šādas pieredzes ir jāatvēl laiks apmācībai vai jāpiesaista palīdzība no malas. Un treškārt: ne katram uzņēmumam vispār ir nepieciešams BI rīks — ja pārskatu sniegšana aprobežojas ar pāris tabulām reizi ceturksnī, Excel vai Google Sheets ar to tiek galā labāk un lētāk nekā pilnvērtīgas BI platformas ieviešana un uzturēšana.

Bieži uzdotie jautājumi

Kad ir pienācis laiks pāriet no Excel uz Power BI vai Looker Studio?
Kad sakrīt vairākas pazīmes: tabulas darbojas lēni, apstrādājot lielus datu apjomus, pārskati tiek apkopoti manuāli no dažādiem avotiem, ar failu vienlaikus strādā vairāki cilvēki, un vadībai nepieciešams nevis statisks pārskats, bet gan aktuāls informācijas panelis jebkurā brīdī.

Ko izvēlēties — Power BI vai Looker Studio?
Looker Studio parasti ir loģiskāka izvēle uzņēmumiem, kas darbojas Google ekosistēmā (Google Ads, GA4, BigQuery), un izmaksā lētāk, ja ziņojumus skatās liels skaits lietotāju. Power BI ir piemērotāks sarežģītai datu modelēšanai un uzņēmumiem, kas izmanto Microsoft 365 kopā ar korporatīvām sistēmām, piemēram, SQL Server vai SAP.

Cik izmaksā pāreja no Excel uz BI rīku?
Pašām platformām ir bezmaksas vai lēti tarifi pamata lietošanai; galvenās izmaksas ir laiks, kas nepieciešams savienojumu konfigurēšanai un pirmā vadības paneļa izveidei. Precīzs aprēķins ir atkarīgs no datu avotu skaita un pārskatu sagatavošanas sarežģītības.

Vai ir jāatsakās no Excel pilnībā?
Nē. Excel joprojām ir ērts vienreizējiem aprēķiniem un provizoriskām tabulām. BI rīks aizstāj manuālo atkārtojošos pārskatu apkopošanas procesu, nevis Excel kā tādu.

Kopsavilkums

Pāreja uz Power BI vai Looker Studio ir jēgpilna nevis kā mērķis pats par sevi, bet gan kā risinājums konkrētai problēmai — manuālai, atkārtojošai pārskatu apkopošanai no dažādiem avotiem. Ja jums vēl nav skaidrs, kurš rīks būs piemērots un ar ko sākt, mēs esam izklāstījuši pamatus rakstā Datu analītika uzņēmējdarbībā: ar ko sākt, bet ar pašu Excel posmu — līdz pārejai uz BI — var iepazīties šajā lapā «Palīdzēsim tikt galā ar Excel». Vai vēlaties apspriest, kurš instruments būtu piemērots tieši jums — datu analītika vai sazinieties ar mums tieši.

Sistemātisks darbs ar pozīcijām ir atsevišķs virziens: SEO pakalpojumi.

Tēmas vispārīgs pārskats — rakstā datu analītika uzņēmējdarbībai.